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索 引 号:104/2018-12481

发文机关:

发布时间:2018-11-23

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状 态:

关于认真做好机构改革中档案处置工作的通知

手机验证领28彩金-开户自助领取38彩金|「无需申请」 www.zzx.gov.cn更新时间:2018-11-23作者:字体[ ]

株县办﹝201878

 

 

中共手机验证领28彩金委办公室

手机验证领28彩金人民政府办公室

关于认真做好机构改革中档案处置工作的通知

 

各镇党委和人民政府,县直机关各单位、各人民团体、各企事业单位:

为切实做好机构改革中的档案处置工作,维护档案完整与安全,根据上级精神以及档案法等有关规定,经县委、县政府同意,现就有关事项通知如下:

一、档案归属与流向

涉及机构改革单位(以下简称涉改单位)的档案处置工作,以维护全宗单位档案的齐全性和完整性、确保档案的安全规范管理、方便档案查阅利用为原则。具体要求如下:

(一)不再保留、不再设立或不再保留单设、撤销建制的部门和单位的档案,自变动之日起全宗终止,档案实行封口管理,不得分散。其档案按专业要求整理好后,移交县档案馆。新组建机构确因工作需要暂时保留涉改单位档案的,必须书面报县委、县政府分管领导同意,由新机构代为保管,达到规定年限后再移交县档案馆。

(二)重新组建或以原机构为基础组建、更名、职能优化的部门和单位,沿用原档案全宗。

(三)组建的新机构自成立之日起,新设档案全宗进行管理。

(四)组建的委员会或领导小组,其办事机构设在有关部门的,不单设档案全宗,其档案纳入有关部门档案全宗进行管理。

(五)归口部门统一管理且对外保留或加挂牌子的机构,不单独设档案全宗。

(六)因整合、优化需要,原机构的部分职责划入其他机构,划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗,不得分散,不得擅自带入新机构。相关机构需要利用该部分档案的,档案保管部门应按照规定提供利用。

二、处置范围与内容

(一)处置范围

这次机构改革所涉及的部门和单位(含群团组织、企事业单位),均须按照档案的归属与流向做好档案处置工作。

(二)处置内容

1.档案

文书档案:包括机构改革前保管的和机构改革过程中形成的全部文书档案。

科技档案:包括科研档案、项目档案、基建档案、设备档案等。

专业档案:包括会计档案、审计档案、已故人员人事档案,以及业务职能活动中形成的业务档案等。

公务礼品档案:包括公务礼品实物及其附件、文字说明材料,如工艺品、模型、纪念牌匾、纪念杯、锦旗、字画、领导同志签字题词等。

音像档案:包括照片、底片、数码照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。

实物档案:包括印章、奖牌、证书、锦旗、奖杯等荣誉品,字画、手迹、原单位招牌等。

电子档案与数据:包括办公系统、业务系统中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据、纸质档案数字化副本等。

2.资料

包括各种业务职能活动中形成的资料,以及本单位组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、公开出版发行物、图书等。

3.检索工具

包括纸质目录、电子目录、全宗卷等。

三、处置工作要求

(一)迅速制定处置工作方案

各涉改单位应制定本单位档案处置与管理工作方案,明确档案归属与流向,档案处置工作负责机构和人员,档案收集、整理的要求,档案清点情况、交接程序及日常的保管、利用要求,统计档案门类、数量,编制档案处置工作时间表。档案处置与管理工作方案应在机构改革方案正式公布后1个月内报县档史局审查。

(二)全面加强收集清点

各涉改单位应加强对各门类档案的收集与清点,确保文件材料归档齐全完整。特别要结合单位主要职能,对职能工作中可能形成的文件材料列出清单,对照清单清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料。档案收集清点工作要造册登记,负责人签字,做到应收尽收、应归尽归。收集清点的档案形成时间截止到组建的新机构成立之前(以新机构名称对外开展工作之日为时间点,下同)。

(三)认真组织鉴定整理

各涉改单位要按有关标准对应移交全部档案进行系统整理、编目,编制好移交清册,连同到期档案的电子版本目录一并向县档案馆移交。组建的新机构成立之前形成的文件材料归入原机构档案全宗,由各涉改单位负责整理;组建的新机构成立之后形成的文件材料,由组建的新机构收集整理归档。各涉改单位机构改革期间,严禁销毁任何档案。

各类档案的整理规范及检索工具编制的要求如下:

1.文书档案的整理。2000 年以前的档案按照《文书档案案卷格式》以卷为单位进行整理。2001 年以后的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)以件为单位进行整理。

2.科技档案的整理。符合《科技档案案卷构成一般要求》(GB/T 11822-2008)的要求。

3.专业档案的整理。不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求,如会计档案符合《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令79号)和《会计档案案卷格式》(DA/39-2008)要求。

4.公务礼品档案的整理。符合《湖南省公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发〔201116 号)文件要求。

5.特殊载体档案的整理。不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》(DA/T40-2008)的要求;照片档案符合《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求;电子档案符合《电子档案移交与接收办法》(档发〔20127号);实物档案可以参照《湖南省公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发〔201116 号)文件要求。

6.检索工具的种类和要求。移交档案时,必须移交相应的纸质目录各一式三份、电子版式目录一份及全宗介绍。各单位须按照《全宗指南编制规范》( DA/T14-94)编写该单位的全宗介绍。

7.编研资料。移交档案时,同时移交本单位的组织机构沿革、大事记等有关材料。

(四)严格规范处置手续

各涉改单位应严格履行档案处置交接手续。一是规范内部移交手续,对散存在单位各内设机构和个人手中的档案,由单位档案室统一接收,办理交接手续。二是规范向县档案馆或新机构移交手续,移交工作应在交接双方分管档案工作的负责人主持下,确认无误后,双方在交接文据上签字,一式三份,由交接双方分别存入各自全宗永久保管,1份交县档史局备案。档案处置工作应在新组建机构成立之日起2个月内完成。

四、强化组织保障

(一)切实加强领导

这次机构改革涉及面广、时间紧、档案处置任务重。全县各级各单位要高度重视涉改单位的档案处置工作,提高政治站位,把涉改单位档案处置工作纳入机构改革组织实施的总体部署,切实加强组织领导。各涉改单位要成立档案处置工作领导小组,单位主要负责人担任组长,组织精干力量做好档案处置的各项工作。档案处置与管理工作方案要提交单位党委(党组)织专题研究,细化工作举措、倒排时间工期、把好时间节点,做到档案处置工作与机构改革工作同步推进。

(二)严格落实责任

各涉改单位主要负责人要切实担当起档案处置工作的主体责任,把档案清查及收集、鉴定、整理、移交等每个环节任务都明确到岗、责任到人,做到档案处置不到位,处置队伍人员不能散。县深化机构改革领导小组及其办公室要把档案处置工作纳入专项督查的内容,加强统筹与协调。县档史局要履行业务主管职责,提前介入,加强业务指导和服务。县档案馆要组织专门力量做好涉改单位档案接收服务工作。

(三)严肃纪律规矩

机构改革中的档案处置工作是一项政治性、政策性很强的工作,必须严明纪律与规矩。在机构改革过程中,任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。对机构改革中造成档案丢失、损毁、泄密的单位和个人,对拒不按国家规定处置和移交档案的单位和个人,要严格依据档案法、保密法和《档案管理违法违纪行为处分规定》的规定,追究单位领导和有关人员责任。纪检监察机关要严肃查处涉改单位档案处置工作中的失职、渎职行为。

 

 

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                             20181123